• Taranmış kağıt dokümanlar, fakslar, mailler, web mesajları, sosyal medya mesajları, JPAG dahil her formatta dijital dosyalar, tekst haline dönüşür, sonra okunabilir ve üzerine yazılabilir formatta, görevli kişiler arasında süreçlerde dolaşır, yorum ya da başka dokümanlar eklenebilir, paraflanır, imzalanır ve muhatabına gönderilir. Sürecin her aşmasında basılabilir ve ayrı versiyon olarak arşivlenir.
  • Sürecin her aşamasının ne kadar sürdüğü ve ne kaliteyle tamamlandığı raporlanarak analiz ve performans yönetimi sağlanır. Mesela Belediye Başkanı, vatandaşların çağrı merkezi, mail, web, beyaz masa ve sosyal medyadan ilettiği her istek ve şikayetin cevabının ve yerine getirilmesinin süreçlerini kişi bazında izler, birikme yapanların ve gecikenlerin raporunu miktar ve gecikme süreleriyle alır.
  • Süreçteki hiçbir görevli kişi dokümanı almadım ya da okumadım diyemez. EBYS sisteminde yasal olarak süreçte bir kişinin kendisine gelen her doküman sonucunda, «aldı ve okudu» hükmü gerçekleşir. Böylece mesela, Belediye meclis üyeleriyle yazışmalar hızlanır.
  • EBYS sistemiyle yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı vb kriterlerle saniyeler içinde bulunabildiği gibi, doküman içinde geçen birkaç kelimenin sırasız yazılmasıyla da bulunabilir. EBYS sistemiyle, kişiler sadece yetkili tanımlandıkları dokümanlara erişebilirler.
  • EBYS sisteminde bahsi geçen tüm işlevler mobil ortamda, android, IOS ve Microsoft gibi yazılımlarla da çalışmaktadır. Mesela Başkan yurtdışından ya da arazideyken tüm dokümanları onaylayabilir, imzalayabilir, vatandaşların taleplerine personellerinin performansını izleyebilir.
  • Özetle, işler hızlanır, performans yönetimi kolaylaşır, her mekan ofis olur, karışıklık, kağıt kullanımı ve iletim masraf ve zaman kayıpları yok olur. Kamu kurumlarının hizmet gücü, şirketlerin rekabet gücü katlanarak artar, yenilikçi ve hayatı kolaylaştıran herkesin çalışmak istediği kurum imajı ortaya çıkar.