E-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?

E-Arşiv Fatura

EDM ışığında e-dönüşüm serimizin yeni içeriğinden herkese merhabalar sevgili okurlar… İşletmenizin dijital dönüşüm sürecinde yolunuza ışık tutması adına kaleme aldığımız bu yazıda e-arşiv faturadan bahsedeceğiz. İçimizde E-Faturanın ne olduğunu bilmeyenimiz var mı? Yoktur diye umuyorum çünkü dijital dönüşümün göz bebeğidir e-fatura… Bilmeyenimiz varsa hemen bir göz atıp gelsin, ben de o sırada e-faturanın ekürisi olan e-arşiv faturadan bahsetmeye başlayayım. E-Arşiv faturayı kısaca, firmaların e-faturaya geçmemiş kurumsal ve bireysel müşterilerine, mail ya da SMS yoluyla PDF formatında gönderdikleri fatura tipi şeklinde özetleyebiliriz. Bir elektronik fatura türü olan E-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde, e-fatura mükellefi olmayan gerçek ve tüzel kişilere elektronik ortamda düzenlenen, muhafazası ve ibrazı gerçekleştirilen fatura türüdür. Hukuki açıdan kağıt fatura ile aynı niteliklere sahiptir.
 

E-Fatura Ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-Arşiv Faturanın ne olduğunu artık biliyoruz. Peki, ‘E-Fatura zaten var, E-Arşiv Faturaya ne gerek var ki?’ diyebilirsiniz. Bu sorunun cevabı niteliğinde ikisi arasındaki farkı vurgulayan küçük bir ilave yapalım. E-Fatura sadece e-fatura uygulamasına geçmiş mükelleflere gönderilirken e-arşiv fatura ise e-faturaya geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilebilir.
 

Kimler E-Arşiv Fatura Uygulamasına Geçebilir? E-Arşiv Kimlere Zorunludur?

Öncelikle şunu belirtmek isteriz ki dilediğiniz zaman e-arşiv uygulamasına geçebilirsiniz. Bunun yanında Devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu e-fatura mükellefi olursunuz ki bu noktada e-faturaya geçmek durumunda kalırsınız. Zorunlu veya isteğe bağlı bir şekilde e-fatura‘ya geçiş yapmış tüm mükellefler, E-Arşiv Fatura kullanma zorunluluğuna tabidir. Zorunluluk demişken, E-Arşiv faturayı zorunlu kılan diğer unsurlara da değinmeden geçmeyelim. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve satış hasılatları 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, ilgili hesap dönemine ilişkin gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başına kadar e-Arşiv Fatura’ya geçmek zorundadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yazılı bildiri yapılan mükelleflere en az 3 ay süre verilmek suretiyle e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu kılınır.
 

E-Arşiv Fatura Özellikleri Nelerdir?

E-Arşiv faturanın ne olduğunu, E-Faturadan farkını ve kimlere zorunlu olduğunu artık biliyoruz. Peki, e-arşivin özellikleri nelerdir? Desek kimler yanıtlayabilir? Merak etmeyin, bu yazının sonuna gelen herkes e-arşiv hakkında gelebilecek tüm soruları yanıtlayabilecek. Şimdi, öncelikle  E-Arşiv fatura; E-Fatura mükellefi olmayan firma ve kullanıcılara kesilir. Tıpkı e-fatura gibi, e-arşiv de Elektronik ortamda düzenlenir, saklanır ve raporlanır.İnternet olan her yerden E-Arşiv Fatura uygulamasına erişim sağlayabilir, zaman ve mekân kısıtlaması yaşamadan işlemlerinizi yapabilirsiniz. E-Arşiv faturaların minimum 10 yıl boyunca arşivlenmesi de kullanıcısına büyük bir kolaylık sağlar. Geçmiş e-arşiv faturalarınıza 10 yıl boyunca kolayca ulaşabilirsiniz.
 

E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv fatura da tıpkı diğer tüm dijital dönüşüm çözümleri gibi kullanıcısına çeşitli avantajlar sunar. Nasıl ki teknoloji hayat kurtarıyorsa, dijital çözümler de iş dünyasında büyük konfor sunuyor. Bunlardan biri olan e-arşiv fatura da  Kolay ve pratik kullanımı ile iş yapış süreçlerindeki verimliliği arttırır.  Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Aynı zamanda Kağıt kullanımını azaltarak çevre dostu bir yaklaşım sağlar ve dijital saklama, belgeleme süreçlerini düzenler. Daha ne olsun?
 

İmzasız E-Arşiv Fatura Geçerli midir?

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, ‘’Fatura nizamı’’ kapsamında gönderilen faturaların başında işletme sahibinin veya yetkili kişinin imzasının bulunması gerekir. E-Arşiv faturanın geçerliliği için imza kullanılması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi önem arz etmektedir. İmzasız E-Arşiv faturalar geçerli sayılmaz.  Vergi mevzuatında belirtilen imza zorunluluğu; fatura düzenleme ve kaydetme işlemlerinde doğruluğu ve bütünlüğü sağlar.
 

E-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?

E-Arşiv Fatura kullanıcı olmak için iki alternatifiniz var. Biri EDM gibi özel entegratör aracılığı ile yapabileceğiniz e-arşiv fatura başvurusu. EDM tüm süreçleri sizin yerinize takip eder. Bir diğer yol ise GİB Portal’dır.
 

E-Arşiv Portal Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılabilir?

E-Arşiv fatura düzenlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden portale giriş yaparak başvuruda bulunabilirsiniz. Başvuru sonrasında, başvuruda kullandığınız mali mühür ile E-Arşiv portal uygulamasına giriş yaparak fatura düzenlemeye başlayabilirsiniz. 
 

E-Arşiv Portal Uygulamasında Geriye Dönük Fatura Düzenlenebilir Mi?

E-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleme konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Eğer bir işletme hizmet satışı yapıyorsa, E-Fatura veya E-Arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin hizmetin verildiği anda gerçekleştirilmesi gerekir. Ancak, mal satışı yapılan işletmelerde bu durum değişkenlik gösterir.  Mal satışında, sevk irsaliyesi ile yapılan satışlarda, E-Fatura veya E-Arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. 7 günü aşkın şekilde geriye dönük fatura düzenlenirse, bu usulsüzlükten dolayı %10 oranında ‘’Özel Usulsüzlük Cezası’’ kesilir.
 

E-Arşiv Fatura İptal Edilebilir Mi? İptal Süresi Ne Kadardır?

Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait olan GİB Portal’i kullanıyorsunuz ve E-Arşiv Fatura işlemlerinizi iptal etmek istediniz diyelim. Nasıl yapacaksınız? GİB Portal üzerinden mali mühür/elektronik imza ile GİB Portal Uygulaması’nı kullanarak e-arşiv fatura iptal işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. E-Arşiv fatura işlemlerinizi Özel entegratör aracılığı ile yapıyorsanız ve kayıtlı e-Belge kullanıcısı değilseniz İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portali üzerinden e-Arşiv Fatura iptali işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Arşiv fatura iptal süresi ise, faturanın alıcıya iletilmesinden itibaren 8 (sekiz) iş günüdür. İptal işlemleri her iki taraf için de 8 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir.