E-Dönüşümle İşimizi Etkin ve Verimli Hale Getirelim, Doğamızı Koruyalım.

Tüm Dünyada olduğu üzere, Ülkemizde de e-fatura geçişleri tam hızıyla devam ediyor. Firmalar bir taraftan e-faturanın maddi ve zaman tasarrufu nedeniyle gönüllü geçiş yaparken, diğer taraftan Gelir İdaresi Başkanlığının getirdiği zorunluluk kapsamında 2022 cirosu 3 milyon üzeri tüm mükellefler, en geç 01.07.2023 tarihinde E-Faturaya geçecekler. Aynı mükellefler 01.01.2024 tarihinde de E-Deftere geçmek zorundalar.
 

Son yıllarda sadece E-Faturaya geçiş değil, E-Dönüşümün pek çok alanında büyük bir değişim yaşanıyor: E-bordro, E-Sözleşme, E-Sipariş, E-Senet, E-Tebligat, E-İrsaliye, E-Dekont, E-Makbuz gibi birçok başında “e” olan servisler. Firmaların E-Dönüşüme bu denli hızlı bir trend ile geçişlerinin temel nedeni, firmanın özellikle muhasebe ve İK alanında birçok evrağının basım, gönderim ve saklama yükünün ortadan kalkıyor olmasıdır. E-dönüşüm, bu evrakların tamamını dijital platformda hazırlamanızı, göndermenizi ve saklamanızı sağlıyor. Maliyette ciddi bir tasarruf elde ederken, aynı zamanda bir belgeyi hazırlarken veya daha önceki dönemlere ait belgelere ulaşırken nerdeyse anlık işlem yapabiliyor ve zaman maliyetiniz düşmektedir. Düşünün: Bir belgeyi arşivlerde onlarca dakika aramak mı? Yoksa tek tuşla erişim mi? Ya da bir belgeyi hazırlayıp, çıktı alıp, imzalayıp kargo ile göndermek ve sonrasında ulaşıp ulaşmadığını günlerce takip etmek mi? Yoksa tek tuşla gönderip anında yasal geçerli ulaştı bilgisini almak mı? Üstelik kargoda, fiziksel arşivlemede kaybolma riski karşısında dijital gönderim ve arşivlemenin yüksek güvenliği cabası.
 

Birçok üniversitede yapılan istatistik ve maliyet çalışmaları gösteriyor ki kağıdını, baskısını, kargosunu ve arşivini hesaba kattığınızda bir kâğıt belgenin, e-belgeye göre maliyeti yaklaşık 40 kat daha fazla. Zaman maliyetinin neredeyse sıfırlanmasını ve firma proseslerinin e-dönüşüm sayesinde tam doğru ve eksiksiz hale gelmesi, maliyetten de öte çok önemli avantalar sağlıyor.
 

E-Dönüşüm belki en kıymetli yönü, doğamızı korumaya yardımıdır. Her yıl, on binlerce kâğıdı harcamanıza, yani ağaçları kesmenize engel oluyor. Birçok üniversitede Dünyanın kuraklık dönemine girişi ile ilgili yapılan araştırmalar gösteriyor ki; Türkiye kuraklığı 40-50 yıl arasında erken yaşayacak ülkeler arasında ve bu kuraklığın önüne geçişinin en etkili yöntemleri arasında ağaçları korumak ve bunun için de etkin yol kâğıt harcamamaktır. Bu anlamda birçok ülkede, çevreci yönüyle öne çıkmak isteyen şirketler e-dönüşümü her alanda tercih ediyor ve sıfır kâğıt politikası güdüyorlar.
 

E-Dönüşüm operatörleri de lansmanlarında e-dönüşümün doğaya katkısını öne çıkarmaktalar. Örneğin Ülkemizin önde gelen e-dönüşüm kurumu EDM, TEMA iş birliği kapsamında yılda müşterilerinin kurtardığı 25 bin ağaca 25 bin yeni fidan dikerek katkıda bulunuyor.
 

Özetle, E-Dönüşüme geçiş ertelenmemesi gereken ve hemen adım atılması gereken bir değişim olmalıdır. Pratiği doğrudur, genellikle Türkiye’de ve Dünya’da E-Dönüşüme geçiş devlet tarafından zorunlu kılındığında yoğun olarak gerçekleşiyor. Ama olması gereken doğru bu değildir. Gerek maliyet gerek konfor gerekse iş süreçlerinin doğru yönetilme avantajlarından dolayı, e-dönüşüm için zorunluluk beklenmemeli, gönüllü geçiş yapılarak bir taraftan işimizi etkin ve verimli hale getirmeye diğer taraftan doğamızı korumaya hemen başlamalıyız.