Zaman Damgası

5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı ifade eder. Zaman damgası; Elektronik ortamda doküman, kayıt ve sözleşme gibi elektronik verilerin belirli bir zamandan önce var olduğunu kanıtlamak için kullanılır.    

ZAMAN DAMGASI ÖZELLİKLERİ

• Resmi evrak niteliği taşıyan tüm belgelerin üzerine, istenildiği süreçte (oluşturma anı, elektronik imzalama anı, mail/kep ile gönderme anı) vurulan bu damga, üzerindeki zamanın yasal olarak sabitlenerek geçerli olmasını sağlar, değişiklik yapılmasını engeller.
• Zaman damgası özellikle KEP tebliğ, e-imzalı sözleşme, e-sipariş, e-fatura, e-belge, e-defter, e-arşiv gibi elektronik belgelerin zamanında herhangi bir değişiklik yapılmasını önleyerek güvenilirlik sağlar.
• Dijital ortamda hazırlanan Zaman Damgası belgeye zamanının doğrulanabilirliğini sağlayarak güvenli kılar.
• Zaman Damgası, iş süreçlerinin şeffaf ve verimli olmasını sağlayan zaman bilgisini içerdiğinden hukuki ve finansal işlemlerin ayrılmaz parçasıdır.
• Elektronik ortamda belgelerin güvenilirliğini sağlayan zaman damgası verinin zamanını, BTK tarafından yetki verilmiş kurumların tuttuğu zamanı esas alarak tespit eder.
• E-Devlet, KEP gönderimi, e-imzalama gibi online sistemlerde elektronik ortamdaki belge işlemlerinin hazırlandığı, imzalandığı, gönderildiği tarihler zaman damgası ile ispat edilebilir.
• Zaman Damgası alma işlemi belgenin güvenilirliğini kanıtladığı için hukuki geçerliliği vardır. Elektronik ortamda hazırlanan tüm verilere dair işlemlerin değişmez, güvenilir ve ispatlanabilir olmasını sağlar.

ZAMAN DAMGASI AVANTAJLARI

YASAL GEÇERLİ

KAĞIT TASARRUFU

ZAMAN TASARRUFU

GÜVENLİ ve DÜZENLİ İŞ SÜREÇLERİ

ZAMAN DAMGASI KULLANIM ALANLARI

• Elektronik ortamda üzerinde zaman bilgisi olması gereken elektronik başvuru, tutanak, sözleşme ve benzeri her türlü elektronik veri üzerinde kullanılabilir.
• Elektronik Belge Yönetim Sistemleri.
• E-Devlet projeleri
• Kayıtlı Elektronik Posta Gönderileri
• E-Defter
• E-Fatura
• E-Arşiv
• Finans, bankacılık, hukuk, ticaret , akademi ve sağlık alanlarında sıklıkla kullanılır.

ZAMAN DAMGASI FAYDALARI?

• Finansal işlemlerde: Zaman sınırlaması olan finansal işlemlerde sıralama, prosedüre uygunluk gibi durumların kanıtlanmasını sağlar.
• Dijital ortamlarda hazırlanan belgelerin doğrulanmasında kullanılan mali mühür, elektronik imza gibi uygulamaları destekler. Belgenin imzalanma ya da hazırlanma tarihini ispatladığından yasal olarak anlaşmazlık çıktığında kanıt niteliği taşır.
• Bir belgenin hukuki olarak kanıt niteliği taşıması için belirli şartları karşılaması beklenir. Zaman damgası; belge ile ilgili tüm işlemlerin tarih, saat, dakika olarak gösterilmesini sağladığından çoğu elektronik evrakı ispat niteliğine kavuşturur.
• Olay ya da mahkeme sırasında hazırlanan tutanaklarda zamanı bildirmek için kullanılır. Elektronik ortamda hazırlanan tutanaklar resmi olarak anlık olarak zaman damgası ile hazırlanır. Bu sayede tutanaklarla ilgili oluşabilecek sorun ve itirazlarda zaman sorunu önlenir.Sağlık kayıtlarının kesinliğini, değiştirilemez olmasını ve hukuki nitelik taşımasını sağlar.
• Taraflar arasında yapılan belirli süreli ve süresiz sözleşmelerin değiştirilemez tarihini gösterir. Tarafların zaman açısından itiraz etmesini ya da daha sonra yaşanabilecek hukuki sorunları engeller.
• E-Defter, E-Arşiv Fatura, E-Devlet belgeleri, E-Belge gibi birçok dijital dönüşüm uygulamasında evrakların zamanında düzenlendiğine dair yasal delilli olmasını sağlar. Belgeler zaman damgalı hazırlandığından zaman açısından güvenilir, değiştirilemez, kanıtlanabilir olur.
• Özel ya da ticari nitelik taşıyan elektronik posta gönderimi sırasında zaman damgası kullanılır. Beyanname, başvuru, bildirim, ihtar gibi birçok elektronik posta bu sayede resmi evrak niteliği taşır. Resmi ve ticari işlemlerin hızlı bir şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılan e-postalar tarih, saat, dakika bilgisi ile daha sonra hukuki işlemlerde kanıt niteliği taşır.