E-Defter de mali Mühür, E-İmza ve Zaman Damgası Kullanımı

Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika ve kişiler ise elektronik imza sertifikası alırlar. Bu sertifikalar, E-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır.
 

Şöyle ki, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan E-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’ e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portale yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.

E-Fatura uygulaması için alınan mali mührü ve elektronik imzayı E-Defter için de kullanmak mümkündür. Mükelleflerin yetki vermeleri durumunda elektronik defterler mali müşavirler veya özel entegratörler tarafından imzalanabilir.

Mükellefler de hazırladıkları E-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’ e ilettiklerini kanıtlamak için isteğe bağlı olarak zaman damgalı berat dosyası kullanabilirler. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından E-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.

Bilindiği üzere; belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir E-Sözleşmenin ya da E-Belge’ nin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar.