Turizm Sektöründe E-Dönüşüme Gönüllü Geçiş

E-Arşiv Fatura bugün Türkiye’de 60.000 mükellefi kapsayan faturaların ve defterlerin elektronik ortama taşınması ile kâğıt tüketiminin azalmasına ve iş süreçlerinin hızlanmasına yol açan bir sistemdir.

E-Arşiv Fatura kurumların iş süreçlerini hızlandırırken yer ve zamandan da tasarruf sağlıyor. Dijitalleşmeden önce bir evrağın imza sürecinden geçmesi, karşılıklı faks ve kargo trafiğinin yarattığı zaman kaybı, şirket ve kurumların iş süreçlerinin oldukça yavaş işlemesine neden oluyordu. Bunun yanı sıra harcanan evraklar ve faturaları 10 yıl saklamak için ayrılan odalar sebebiyetiyle ortaya çıkan kaynak israfı ve buna bağlı atıklar çevreye ve doğaya önemli ölçüde zarar veriyordu. Geriye dönük bir faturayı bulmak bazen onlarca dakika bazen saatler alırken E-Dönüşüm ile verilere ulaşım imkânı ve ulaşım hızı da önemli ölçüde arttı saniyelere düştü.

Her yıl uğruna milyonlarca ağaç kesilen kâğıtlar yerine elektronik ortama taşınan faturaların bu çözümü, doğanın korunması adına da büyük önem arz ediyor.

E-Dönüşüm bu kadar yararlı iken neden sadece zorunluluğun bize de gelmesini bekleyelim ki? Mesela ben orta ölçekli bir otel sahibiyim. Sahibi olduğum otele gelen her müşterim benden fatura talep ediyor. Öncelikle kullanmış olduğum ön muhasebe programına kayıt açıyorum. Ardından fatura bilgilerini oluşturup orada kaydediyorum. Daha sonra resepsiyonist arkadaşım matbu evrak halinde bulunan dosya içerisinde az önce ön muhasebe programıma girdiği verileri tekrar girerek yazıcıya kâğıt çıktı olarak göndermek üzere evrağı oluşturuyor. Ardından oluşturduğu evrağı yazdırması için yazıcıya gönderiyor. Hay aksi yazıcının mürekkebi bitmiş! Durumu müşteriye bildirerek biraz daha beklemesi için siz isterseniz şöyle buyurun oturun size bir çay ikram edelim diyerek nezaketen bekletme isteğini dile getiriyor. Tabi bu süreç içerisinde müşteri bu evreye gelene kadar zaten yaklaşık 15 dakikasını kaybetmiştir. Oldu ki o arada bir kafile giriş yapmak istedi. Bu durumda diğer müşterilerle de ilgilenilmesi için resepsiyon da bir den eleman artışı olacak ve bu yoğunluk iş çözümlemek amaçlı bir eylem olacaktır. Bu bir çözüm müdür bakıldığında evet ama aslında hayır. O süreçte desteğe gelen her arkadaşı başka bir görevi vardı bu görevlerinden feragat ederek mevcut müşterinin memnuniyetsizliğini sağlayabilirler. Bunun yanı sıra bu örneğin başında bahsetmiş olduğum sadece bir fatura bekleyen müşterimizi de unutmayalım.

Resepsiyondaki her görevlinin müşterinin fatura detaylarını görmesi, faturaların 3. Nüshalarının resmi muhasebeye elle girilmesi, seyahat sonrasında faturasını kaybeden müşterilerin otelinden tekrar fatura aslı gibidir ibaresiyle istemesi gibi onlarca olumsuz işi ve sonucunu, E-Arşiv Fatura ile bertaraf edebiliyorum.

Özetlemek gerekirse iş akış sürecinin dijitalleşmesi verimi ve memnuniyeti birlikte getirecektir. İş akışının dışında bizler maddiyata da bakarız her konuda baktığımız gibi.
E-Dönüşümün Maliyeti < Zaman + Kâğıt + Mürekkep + Emek+10 Yıl Arşiv Alanı

Bu denklemde hem daha hızlı iş akışı sağlanmış olacaktır hem de maliyet açısında daha verim sağlanacaktır. Sıra bize gelmesini bekleyeceğimize e-dönüşüme hemen başlamak için yarın güzel bir gün olacaktır.